10 kosztów firmowych, o których wielu przedsiębiorców nie wie (a może je odliczyć)

Jak czytać listę?

Przy każdym punkcie masz: co to jest, kiedy można ująć, jak udokumentować i najczęstszy błąd.

1) Home office

• Co to? Część czynszu, mediów, Internetu używana do działalności.
• Kiedy? Gdy faktycznie wykorzystujesz mieszkanie do pracy.
• Dokumenty: faktury + wyliczenie proporcji (opisz metodę).
• Błąd: 100% kosztu bez uzasadnienia lub bez opisu metody.

2) Sprzęt i oprogramowanie

• Co to? Subskrypcje SaaS, licencje, aplikacje, drobny sprzęt.
• Kiedy? Gdy ma związek z działalnością.
• Dokumenty: faktury/umowy, przypisanie do firmy.
• Błąd: brak uzasadnienia biznesowego w opisie kosztu.

3) Telefon i Internet

• Co to? Abonamenty lub proporcja prywatnego użytku.
• Kiedy? Gdy używasz w pracy.
• Dokumenty: faktura; opis proporcji.
• Błąd: 100% ujęcia przy ewidentnym użyciu mieszanym.

4) Samochód i transport

• Co to? Paliwo, serwis, myjnia, parking, autostrady.
• Kiedy? Dla celów firmowych (z limitami przy użyciu mieszanym).
• Dokumenty: faktury + opis trasy/celu.
• Błąd: brak polityki użycia pojazdu i opisów celu.

5) Szkolenia i rozwój

• Co to? Kursy, konferencje, książki branżowe.
• Kiedy? Gdy rozwijają kompetencje potrzebne w firmie.
• Dokumenty: program szkolenia + faktura.
• Błąd: „zainteresowania ogólne” bez związku z działalnością.

6) Marketing i drobne prezenty

• Co to? Materiały reklamowe, drobne gadżety z logo.
• Kiedy? Gdy mają charakter reklamowy, nie reprezentacyjny.
• Dokumenty: projekt/grafika + faktura.
• Błąd: reprezentacja udająca reklamę.

7) Usługi zdalne

• Co to? Wirtualne biuro, automatyzacje, asysta online.
• Kiedy? Gdy wspierają bieżące działania firmy.
• Dokumenty: umowa + faktury/zamówienia.
• Błąd: brak zakresu w umowie, przez co trudno obronić wydatek.

8) Bank i płatności

• Co to? Prowizje operatorów, opłaty bankowe, terminale, chargebacki.
• Kiedy? Zawsze gdy dotyczą transakcji firmowych.
• Dokumenty: wyciągi/raporty.
• Błąd: pomijanie małych prowizji „bo grosze”.

9) BHP / ubezpieczenia / medycyna pracy

• Co to? Badania, środki ochrony, polisy powiązane z działalnością.
• Kiedy? Gdy wynikają z przepisów lub ryzyk działalności.
• Dokumenty: faktury + umowy.
• Błąd: wrzucanie kosztów prywatnych.

10) Narzędzia biurowe i organizacja

• Co to? Druk, papier, tonery, archiwizacja dokumentów, backup w chmurze.
• Kiedy? Gdy służą organizacji pracy.
• Dokumenty: faktury + polityka retencji/backupów.
• Błąd: brak potwierdzenia kopii zapasowych.

Źródło: praktyka współpracy z JDG i małymi firmami. Ten wpis nie stanowi porady podatkowej – w razie wątpliwości skonsultuj swoją sytuację.